Assumir a gestão de um condomínio é um grande desafio. O mandato do síndico pode durar até dois anos, com possibilidade de renovação (art. 1.347 do Código Civil), e os primeiros meses definem o ritmo de toda a gestão. Reunimos as sete melhores dicas para o síndico recém-empossado começar com o pé direito.
Primeiros passos do síndico recém-empossado
Logo após a eleição, registre a ata da assembleia em cartório, se a convenção ou o banco exigirem, atualize os representantes na conta bancária do condomínio e solicite à gestão anterior a entrega de documentos, senhas e contratos.
7 dicas para o síndico recém-empossado
1 – Busque saber a situação do condomínio
Antes de tudo, levantar a situação da inadimplência, verificar se há processos judiciais e identificar problemas estruturais no prédio são passos importantes para evitar riscos e para o planejamento de ações futuras. É importante analisar, junto com a comissão, a pasta de prestação de contas da gestão anterior, para não herdar problemas.
Procure conversar com o zelador sobre a manutenção do local, as reclamações mais comuns e procure entender o histórico do condomínio.
2 – Muito importante. Informe-se
É fundamental conhecer bem a legislação que se aplica ao condomínio. Saber dos direitos e deveres e a responsabilidade civil e criminal inerente ao cargo. A legislação e as decisões do judiciário sobre determinados assuntos sofrem frequentes mudanças, por isso acompanhar conteúdos especializados ajuda a ficar informado.
3- Esteja bem protegido
Reunir uma boa equipe é muito importante. Além disso, sempre que um problema for apresentado, deve-se consultar e/ou contratar especialistas em engenharia, elevador, softwares, para-raio, leis trabalhistas, entre outros.
O conselho fiscal é muito importante na gestão do síndico, estabelecer contato e reuniões constantes farão com que os membros sigam o mesmo pensamento, além de ajudar o síndico a delegar tarefas e responsabilidades.
4- Ofereça transparência aos moradores
Divulgue mensalmente o saldo bancário, demonstrativo de receitas e despesas, inadimplência e tudo o que envolver as finanças do residencial. E lembre-se: prestar contas é obrigatório (art. 1.348, VIII, do Código Civil).
Apesar de o síndico ter autonomia para tomar decisões sem realizar a assembleia, procure envolver os moradores em consultas usando aplicativos para condomínios, quando alguma mudança afetar suas vidas.
5 – Sua atitude deve ser profissional
Como qualquer profissional, o síndico deve ter em mente que críticas e oposição de outros fazem parte do processo e dizem respeito apenas à administração, não leve para o lado pessoal. E vale lembrar que o síndico não deve tentar se vingar de administrações anteriores, de vizinhos ou qualquer outro assunto.
6- Contenha qualquer probabilidade de fraudes
Aplique boas práticas de gestão para que o condomínio não caia em velhas armadilhas. A conta pool, em que a administradora movimenta o dinheiro de vários condomínios em uma mesma conta, aumenta as chances de erros e fraudes. Prefira uma conta individualizada em nome do próprio condomínio.
Sempre trabalhe com três orçamentos antes de contratar qualquer empresa para trabalhar no condomínio. Busque informações no mercado sobre todas as empresas que participam das cotações.
7- Observe as finanças e a manutenção do prédio
Fique atento nas finanças e na manutenção geral do condomínio. Um checklist anual pode ser feito pelo zelador para identificar o que precisa ser corrigido cuidadosamente, pois pequenos detalhes podem ser sintomas de uma situação mais grave.
O barato pode sair caro, diz o velho ditado. Não realizar manutenção preventiva pode aliviar as contas momentaneamente, mas um grande reparo arrasa de vez com as finanças do condomínio.
Procure construir uma base sólida de informações e analisar relatórios comparando as receitas e despesas entre o mês anterior e o atual, para identificar a variação nos custos do condomínio ou aumento expressivo da inadimplência.
Com essas dicas, o síndico recém-empossado ganha segurança para tomar decisões. Veja também como o síndico pode se proteger dos riscos e os erros que fazem o síndico parecer amador.
