Fazer uma gestão organizada é o que separa o síndico que vive apagando incêndios daquele que tem controle da situação. E tudo começa pelos documentos e pelo acompanhamento das pendências.
Documentos que o condomínio precisa guardar
O condomínio gera e recebe muitos documentos que precisam ser arquivados corretamente:
- Convenção, regimento interno e atas de assembleia: devem ser guardados permanentemente;
- Notas fiscais, contratos e comprovantes de pagamento: em geral, por pelo menos cinco anos, prazo de prescrição e decadência previsto no Código Tributário Nacional;
- Documentos trabalhistas e previdenciários: folhas de pagamento, recibos e guias de recolhimento, por prazos que podem ser maiores, conforme orientação do contador;
- Laudos, certificados e manuais: AVCB, laudos de inspeção, manutenção de elevadores e manual do prédio.
Uma boa regra é criar o hábito de arquivar cada documento assim que ele chega, já classificado por assunto.
Como manter uma gestão organizada no dia a dia
Gerenciar vários setores ao mesmo tempo, como segurança, inadimplência, funcionários e manutenção, exige método:
- Registre as pendências: cada questão aberta deve ter responsável, prazo e status.
- Controle o dinheiro: saiba exatamente o que está sendo gasto e com o quê, comparando com a previsão orçamentária.
- Prepare a prestação de contas ao longo do ano: a lei exige prestar contas anualmente à assembleia (art. 1.348, VIII, do Código Civil), e é muito mais fácil quando tudo está organizado mês a mês.
- Divida por tópicos: manutenção, funcionários, orçamento, inadimplência e demonstrativos financeiros.
Das planilhas aos aplicativos
Planilhas já foram uma boa solução, mas hoje softwares e aplicativos para condomínios oferecem esse controle com mais praticidade. Eles guardam cópias digitais dos documentos com backup on-line, evitando a perda de papéis, e permitem encontrar qualquer informação em segundos.
A eCondos oferece essas e outras funcionalidades para ajudar na organização do condomínio. Veja também como melhorar a organização de informações e a prestação de contas no condomínio.
