A gestão de documentos do condomínio parece uma tarefa burocrática, mas pode evitar multas, processos trabalhistas e problemas fiscais. Quando a fiscalização pede um documento ou um ex-funcionário entra na Justiça, é o arquivo bem organizado que protege o condomínio e o síndico.
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Por que a gestão de documentos do condomínio é tão importante
Em uma fiscalização do trabalho, o condomínio é notificado a apresentar documentos em prazo determinado. Já imaginou procurar papéis no meio de uma pilha desorganizada? Em ações judiciais, comprovantes de pagamento de salários, de FGTS e de outros direitos dos funcionários são fundamentais para a defesa.
Vale lembrar que documentos digitais também têm validade jurídica, desde que garantida a sua autenticidade e integridade, por exemplo com assinatura eletrônica. Por isso, digitalizar e organizar o arquivo é uma ótima prática.
Atenção: se o condomínio for condenado a pagar uma indenização porque o síndico não guardou os documentos necessários, ele pode ser cobrado pelo prejuízo, conforme o caso.
Principais documentos e prazos de guarda
Os prazos abaixo são referências usuais de mercado e podem variar conforme a legislação e a orientação do contador do condomínio:
- Permanente: convenção, especificação e regimento interno, livros e atas de assembleia, plantas, cartão CNPJ, prontuários e fichas de registro de empregados, documentos de processos judiciais.
- Mínimo de 5 anos: notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento, guias e declarações de tributos (prazo decadencial e prescricional do Código Tributário Nacional), recibos de vale-transporte e holerites.
- Documentos trabalhistas e de FGTS: no mínimo pelo prazo de prescrição das ações trabalhistas e do FGTS (5 anos, contados conforme o caso). Por segurança, muitos contadores recomendam prazos maiores para folhas de pagamento, que também servem de prova para a aposentadoria dos funcionários.
- Saúde e segurança do trabalho: os registros de exames médicos ocupacionais devem ser mantidos por pelo menos 20 anos após o desligamento do empregado, conforme a NR-07. O antigo PPRA foi substituído pelo PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos), da NR-01.
- Apólices de seguro: até 5 anos após o fim da vigência.
- Contratos de obras: no mínimo até o fim da garantia, que para a solidez da construção é de 5 anos (art. 618 do Código Civil).
- Prestações de contas: recomenda-se guardar por pelo menos 10 anos, prazo geral de prescrição do Código Civil.
Também é bom saber que várias obrigações antigas foram substituídas por sistemas digitais: o CAGED, a GFIP e a DIRF deram lugar ao eSocial, à DCTFWeb e à EFD-Reinf. Os comprovantes de envio também devem ser guardados.
Como organizar o arquivo
- Classifique os documentos por tipo e por ano;
- Digitalize e guarde os arquivos em ambiente seguro, com backup;
- Restrinja o acesso a quem precisa, em linha com a LGPD;
- Revise anualmente o que pode ser descartado, com orientação do contador.
Na eCondos, a gestão de documentos do condomínio acontece em ambiente protegido por senha, com arquivos armazenados em nuvem e backup. Veja também como fazer uma gestão organizada.
