As informações do dia a dia do condomínio estão por todos os lados: quem entra e quem sai, manutenções realizadas, ocorrências, encomendas e movimentação financeira. Esses registros precisam estar protegidos e fáceis de encontrar, porque são eles que dão segurança à gestão e ao síndico.
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Por que proteger os registros do condomínio
Se uma informação que o síndico precisa com urgência está perdida em uma pilha de papéis ou em um livro antigo, é como se ela não existisse. E esses dados podem ser solicitados a qualquer momento por moradores, pelo conselho, em uma auditoria ou por autoridades, mediante requisição formal.
A falta de registros pode causar prejuízos financeiros e de reputação, além de problemas jurídicos. Livros e papéis também podem ser perdidos, danificados ou adulterados.
Quais informações do dia a dia do condomínio registrar
- Acessos: entrada e saída de visitantes, prestadores e entregadores;
- Ocorrências: reclamações, incidentes e as providências tomadas;
- Livro da portaria: passagens de turno e fatos relevantes;
- Manutenções: serviços realizados, empresas, datas e garantias;
- Encomendas: recebimento e retirada;
- Finanças: receitas, despesas e comprovantes.
Como proteger e acessar esses registros
- Digitalize: registros eletrônicos não se perdem e podem ser pesquisados em segundos.
- Controle o acesso: cada perfil deve ver apenas o que precisa. Dados pessoais de moradores e visitantes estão protegidos pela LGPD.
- Defina prazos de guarda: registros de acesso e imagens não precisam ficar armazenados para sempre; estabeleça uma política de retenção.
- Tenha backup: armazenamento em nuvem com cópias de segurança evita perdas.
- Gere relatórios: relatórios organizados facilitam a análise e a prestação de contas.
Aplicativos para condomínios como a eCondos oferecem armazenamento seguro, busca rápida e relatórios completos para todos os registros, ajudando o síndico a ter uma gestão mais tranquila. Veja também como usar dados na gestão dos condomínios e a proteção de dados em condomínios.
