1. Trazer os moradores é indispensável
Na convocação, procure chamar a atenção como: “a sua presença é indispensável para o bom andamento e valorização do nosso patrimônio” e “os ausentes, por Lei, deverão acatar com todas as decisões tomadas”. O síndico e a administradora devem continuar chamando os moradores para a reunião, com o uso de aplicativos para condomínios a tarefa se torna mais fácil ainda, porque o morador é notificado e lembrado em tempo real, procure criar avisos 15 dias antes da reunião, uma semana antes, dois dias antes e na própria data também.
2. As pautas devem ter tópicos importantes que serão abordados na reunião
Faça um detalhado planejamento prévio. Determine o que será tratado para poder controlar os debates de maneira prática.
Definir um tempo específico para cada tema que será abordado. Evitando que as reuniões não sejam extensas e cansativas. Quando mais de uma pessoa queira se manifestar sobre determinado assunto, e muito importante salientar sobre o propósito de cada assunto e garanta a otimização do tempo, melhorando a comunicação entre todos.
3. Mais assembleias com menor duração
O famoso “dividir para conquistar”, em vez de fazer uma ou duas assembleias durante o ano, acumulando diversos assuntos a serem tratados, realize mais reuniões com no máximo três itens. Porque desta maneira assembleias serão mais curtas e objetivas, sem cansar e conseguindo melhores resultados.
4. Fuja de colocar na pauta, os “assuntos gerais”
Isso só serve para gerar reclamações, pedidos, perda de foco e outras inconveniências que não agregam valor ao finalidade da reunião. Explique que isso pode ser feito através de conversas em outros momentos e indique outros canais de comunicação com por exemplo o aplicativo do condomínio que já é feito e preparado para isso.
5. Criatividade para garantir o quórum
Já que as reuniões necessitam de um número mínimo de moradores para se desenvolver e para haver a votação de ideias e novos projetos. Tenha algo dinâmico, que chame a atenção e desperte o interesse dos moradores em participar. Um exemplo é oferecer cafezinhos e algo para comer. Nada muito sofisticado, mas que atenda quem for diretamente após o trabalho.
6. Informe a previsão orçamentária já na convocação
Porque os moradores poderão ler detalhadamente e decidir com maior propriedade, evitando perda de tempo durante a reunião. Assim, você terá menos dificuldade em fazer com que os moradores entendam a previsão e definam em conjunto as prioridades de manutenção, novos projetos e/ou aumento do valor da taxa condominial, entre outros aspectos.
7. Procure direcionar a escolha do presidente para um morador que seja, além de carismático, objetivo
Ele deverá controlar os andamentos dos trabalhos sem deixar que as discussões se prolonguem. E que, logo após os debates, coloque rapidamente o assunto em votação.
