Por que é importante?
Exemplo, caso o Ministério do Trabalho peça algum documento para o condomínio, esse deve entregá-lo em dois ou três dias.
Já imaginou procurar um ou dois papéis no meio de uma bagunça enorme? E é importante ressalta também que as ações judiciais no Brasil, em sua grande maioria, somente aceitam provas documentais, ou seja, em papel.
Por isso, guardar bem documentos como comprovantes de pagamentos de salários e direitos dos funcionários, como fundo de garantia, pode evitar problemas com a justiça.
AVISO IMPORTANTE: Um condomínio pode processar seu síndico se for condenado a pagar uma grande indenização a um funcionário porque o síndico não tinha os documentos necessários devidamente arquivados. Nesse caso, ele pode ser responsabilizado pelo prejuízo.
Umas das diversas funcionalidades do aplicativo para condomínio da eCondos, é digitalização de documentos, Com um ambiente controlado por senha e para evitar que esses dados sejam acessados por quem não deve, os documentos são criptografados em um servidor mantido em nuvem com segurança e com back-up.
Tipos de documentos e prazo para arquivamento
Confira uma lista com os principais documentos que fazem parte da administração de um condomínio e o tempo que devem ser arquivados, segundo orientações dos especialistas consultados, Procon e Idec (Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor).
| TIPOS DE DOCUMENTOS | PRAZO DA GUARDA |
| Apólices de Seguro de Vida | 05 anos após a vigência |
| Cartão de CNPJ | Permanente |
| DARF IRRF | 07 anos |
| DARF PIS | 10 anos |
| DIRF | 05 anos |
| Exames Médicos (Adm, Dem. Periódico) | 20 anos |
| GFIP (FGTS – RE / GR) | 35 anos |
| Folha de Pagamento | 35 anos |
| Folha de Ponto | 06 anos |
| Formulário CAGED | 05 anos |
| GR Contribuição Sindical / Assistencial | 05 anos |
| GPS | 10 anos |
| Holerite / Recibo de Pagamento | 05 anos |
| Laudo PPRA | 20 anos |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Permanente |
| Processos Trabalhistas | Permanente |
| Prontuários de Funcionários | Permanente |
| RAIS | Indeterminado |
| Recibo de Vale Refeição / Cesta Básica | 10 anos |
| Recibo de Vale Transporte | 05 anos |
| Dossiê (Convenção / Especificação) | Permanente |
| Extratos Bancários | 01 ano |
| GPS – Seguridade Social | 10 anos |
| Livros de Atas de assembleia | Permanente |
| Orçamentos / Contratos de Obras | Até o final da garantia |
| Pastas de Prestação de Contas | 10 anos |
| Plantas do Condomínio | Permanente |
| Seguros de Incêndio – Apólice | 05 anos após a vigência |
