5 atalhos simples para evitar problemas!
1. Defina um prazos mínimos de reservas
O mais indicado é que seja estabelecido um prazo mínimo para realizar a reserva do local, e assim evitar maiores desgastes entre os condôminos. E muito importante determinar no regulamento um limite de prazo para desistência, assim como o número de vezes que cada condômino pode alugar o espaço durante um intervalo específico de tempo. E por fim evitar de alugar o espaço no Natal, Réveillon, carnaval e Páscoa, pois representam um grande potencial para conflitos.
2. Defina se o uso será cobrado da unidade
Os custos devem sempre estar claros e bem definidos , pois a preservação desse ambiente limpo sempre gera uma despesa adicional, e que é repassada aos interessados, isto é, quem deseja utilizá-lo deve pagar uma taxa pelo serviço de limpeza.
3. Estabeleça as regras e horário de uso
A segurança e tranquilidade dos demais moradores que não participarão do evento também devem estar entre as preocupações do síndico. Por isso, é muito importante:
- Registrar a lista de convidados para controle na portaria;
- Definir claramente os tipos de condutas proibidas;
- Estabelecer horários de uso, independentemente da Lei do silêncio;
- Verificar o local antes e depois do evento com a presença do morador e do zelador.
4. Use termo de responsabilidade claros e objetivos
É recomendado que o síndico utilize um termo de responsabilidade, para conferir maior formalidade ao procedimento de reserva. O termo é a prova que o morador está ciente das normas de uso e das condições em que o espaço foi entregue para reservar.
5. Invista em um software para controle de reservas
A implantação de um software para o gerenciamento das áreas comuns trará maior eficiência e publicidade dos seus atos para todos os moradores, tendo em vista as inúmeras atribuições de um síndico e que as tarefas realizadas manualmente têm maiores chances de falhas. O síndico pode definir todas as regras de reserva de forma automática, se assim preferir. Outras vantagens e geração de relatórios completos e funções como chekIn e checkOut do espaço com registro de imagens, etc.
O aplicativo para condomínios da eCondos tem o sistema de gerenciamento de reserva mais completo do mercado.
